Las siglas BPM corresponden a la tecnología de “Business Process Managemenet” en Inglés y se puede definir como:

Conjunto de herramientas y metodologías de trabajo que permiten: el diseño, modelización, integración, ejecución, análisis, administración, gestión, simulación y mejora de los procesos de negocio de una empresa. Cuando hablamos de la suite completa de funcionalidades, los sistemas BPM suelen ser referidos como sistemas BPMS (Business Process Management Suite).

El origen de los BPMS está en los paquetes de workflow a los que se les han ido añadiendo componentes hasta completar el ciclo de vida y optimización de un proceso. Los paquetes de BPMS tienen típicamente los siguientes componentes:

• Diseño gráfico y análisis de procesos
• Motor de orquestación y ejecución de procesos
• Herramientas de análisis e inteligencia de negocio
• Motor de reglas de negocio
• Herramientas de simulación y optimización
• Bus de integración
• Repositorio de documentos

El uso adecuado de estas herramientas, nos permiten definir y gestionar la vida de un proceso en un ciclo de mejora continua:

El cambio es un fenómeno que ha existido el mundo desde el comienzo de la Historia. Las manifestaciones las podemos ver en diferentes entornos: político, social, cultural, religioso, medioambiental y en el entorno empresarial. En unos casos, la sociedad se ha adaptado al entorno, en otros solamente han sobrevivido aquellos capaces de adaptarse.

En el mundo empresarial, las empresas que no han sabido anticiparse al cambio o evolucionar adecuadamente han perdido su posición competitiva en el mercado. En las últimas décadas se ha incrementado la velocidad de aparición de cambios empresariales, siendo esta velocidad creciente. Sólamente aquellos que han sabido diseñar una estrategia y gestionar el cambio son los que han alcanzado posiciones de liderazgo.

Hay muchas formas de realizar la Gestión del Cambio, dependerá de factores tales como: dimensión de la empresa, cantidad de recursos directivos disponible, el tipo de cambio y la cultura de la empresa, entre otros. Este abanico de posibilidades, así como la importancia estratégica de la Gestión del Cambio aconseja en muchas ocasiones contar con la colaboración de recursos exteriores a la empresa, bien sean incorporados a la plantilla o como consultores externos.

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¿Por qué cada vez es más frecuente la necesidad del cambio empresarial? Existe en varios factores que producen la aceleración de la evolución de la industria: entorno globalizado, expansión de las tareas productivas a países en vías de desarrollo, evolución de las tecnologías, fuerte entorno competitivo, aparición de nuevos competidores con estructura de nuevo diseño y altamente eficientes en costo y productividad. Está claro que el equipo directivo debe de dedicar más porcentaje de su tiempo a preparar a su empresa para el cambio: Si en décadas anteriores se producía un cambio importante que afectase potencialmente a la posición competitiva de la empresa cada varios años ahora se produce en meses y cada vez el intervalo será más corto.

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Cuando se habla de Gestión del Cambio es frecuente pensar que se trata de gestionar un evento grave para la Compañía: cierre, la fusión, reestructuración de en la plantilla etc. Cuando nosotros hablamos de Gestión del Cambio estamos orientando esta gestión desde un punto de vista de anticipación a las posibles terribles consecuencias que pueda tener no actuar por parte de la dirección en un momento determinado.

Podríamos hacer un símil entre esta forma de enfoque y lo que se llamaría en medicina mencionando la medicina preventiva versus la curativa. A medida que los avances sociales y tecnológicos evolucionan, cada vez vamos más al médico a comprobar el estado de nuestra salud y no tanto a curarnos de dolencias adquiridas.

Queremos por lo tanto insistir en un modelo de Gestión del Cambio: continuo, preventivo e interactivo con los movimientos y tendencias del mercado. Por lo tanto no somos partidarios de etiquetar como Gestión del Cambio aquélla transformaciones en las empresas que son ineludibles y que ya están prefijadas de antemano por acontecimientos que no controlamos. Este tipo de situaciones requieren otras técnicas y se desarrollan en un entorno empresarial de necesidad, cuando no de urgencia. Nuestra visión es un enfoque de negocio: es el enfoque de luchar contra la competencia, ser los primeros en presentar un cambio en toda la industria, ser creativos y como consecuencia de todo esto nuestra empresa no debería de pasar por situaciones de emergencia y como las antes reseñada, ya que seremos libres y manejaremos el mercado y los competidores en lugar de que ocurra la situación inversa.

Algunos ejemplos de lo que entendemos sería de situaciones de Gestión del Cambio:

Ejemplo 1.-La empresa XYZ dispone de una fuerza de ventas de aproximadamente 200 personas que continuamente están haciendo tareas de venta presencial en casa de los clientes. Actualmente las oficinas de la empresa se encuentran a una distancia no conveniente del centro de negocios de la ciudad, por lo que la fuerza de ventas emplea gran cantidad de su tiempo (aproximadamente el 30%) en viajes desde la casa de los clientes a la oficina y viceversa.

En este ejemplo tenemos una clara oportunidad de reducir el tiempo de viaje de la fuerza de ventas a un porcentaje posiblemente en torno al 10 por 100. Esto significa que si triunfamos mi fuerza de ventas será un 120% más productiva. Si tenemos en cuenta: la cantidad mencionada de 200 vendedores, y que cada uno tiene una cuota aproximada a de 2 millones de euros, y que vamos a transformar el tiempo perdido en viajes (30%) a un coeficiente del 10%, la productividad aumenta un 20%. Esto significa que la cuota de ventas combinada de 400 millones de euros puede convertirse en 480.

Ejemplo 2.- Tenemos una empresa que fabrica sus de de productos en un país de Centroeuropa a una distancia aproximada de 3.000 Km. de Madrid. El ciclo de fabricación de los productos están el entorno de tres a cuatro semanas lo que en la práctica significa que el producto que compra el cliente tarda un mes en estar disponible en sus oficinas. La situación es similar a en otros países europeos.
Aunque no está claro cuál es la cuantificación exacta y del costo de esta situación la empresa ha pasado encuestas a los clientes, donde estos manifiestan su descontento, la competencia está entregando equipos similares en la mitad del tiempo, y el dilatado plazo de entrega origina que haya cambios frecuentes en la configuración del equipamiento por parte del cliente, con el consiguiente deterioro económico de la operación.

¿Tiene sentido que esta compañía reconsidere e todos sus procedimientos de fabricación y los diseñe de nuevo teniendo como objetivo el plazo de entrega promedios de una semana?

Ejemplo 3.- Estamos muy contentos porque nuestra fuerza de ventas son auténticamente excepcionales: Vendemos un producto complejo que requiere: configuración, tratamiento de precios especiales y adicionalmente hay que tener en cuenta posibles economías de escala por volumen de pedido. El vendedor recibe por una detallada formación por parte de la empresa, aproximadamente el 10% de su tiempo y además prepara personalmente las ofertas que presenta a los clientes.

Incurriendo en total entre el 30-40% de su tiempo dedicado a tareas técnicas y a veces administrativas.

Adicionalmente cuando varios clientes y piden ofertas al mismo vendedor, por acumulación de trabajo hace que la entrega de las mismas se retrasa.

¿Por cuánto tiempo podrá sostener esta empresa la situación descrita? Es posible que hace tiempo sus competidores hayan puesto en marcha centros de realización de ofertas por personal especializado de bajo costo y evidentemente serán mucho más eficientes con sus clientes.

Ejemplo 4.- Tenemos unos vendedores maravillosos que son unos grandes profesionales y mantienen perfectamente su cartera de clientes puntos no obstante observamos y cuando se producen movimientos de rotación y de la fuerza ventas no somos capaces de mantener los mismos clientes que teníamos antes, ya que el vendedor se les está llevando con él a la nueva empresa donde se va a trabajar.

Esta es una situación muy habitual en la industria y el cliente es cliente del vendedor pero no es cliente de la empresa. La empresa ha realizado enormes inversiones en publicidad y en pagar generosamente a la fuerza de ventas pero no somos capaces de controlar a los clientes que compran a nuestra compañía.

Seguramente en esta situación es el momento replantearse la implantación de unos procesos de automatización de la fuerza ventas e incluso una nueva filosofía en los sistemas de incentivos de la misma.

Con los anteriores ejemplos, vemos alguna de las áreas en las que debemos de fijarnos para aumentar la eficiencia y aumentar por tanto la capacidad competitiva de mi empresa. El correcto establecimiento de los objetivos Corporativos, de las Estrategias y de la Gestión del Cambio es una de las claves para ser líderes de mercado en el mundo de hoy.

El cambio es un fenómeno que ha existido el mundo desde el comienzo de la Historia. Las manifestaciones las podemos ver en diferentes entornos: político, social, cultural, religioso, medioambiental y en el entorno empresarial. En unos casos, la sociedad se ha adaptado al entorno, en otros solamente han sobrevivido aquellos capaces de adaptarse.

En el mundo empresarial, las empresas que no han sabido anticiparse al cambio o evolucionar adecuadamente han perdido su posición competitiva en el mercado. En las últimas décadas se ha incrementado la velocidad de aparición de cambios empresariales, siendo esta velocidad creciente. Sólamente aquellos que han sabido diseñar una estrategia y gestionar el cambio son los que han alcanzado posiciones de liderazgo.

Hay muchas formas de realizar la Gestión del Cambio, dependerá de factores tales como: dimensión de la empresa, cantidad de recursos directivos disponible, el tipo de cambio y la cultura de la empresa, entre otros. Este abanico de posibilidades, así como la importancia estratégica de la Gestión del Cambio aconseja en muchas ocasiones contar con la colaboración de recursos exteriores a la empresa, bien sean incorporados a la plantilla o como consultores externos.

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¿Por qué cada vez es más frecuente la necesidad del cambio empresarial? Existe en varios factores que producen la aceleración de la evolución de la industria: entorno globalizado, expansión de las tareas productivas a países en vías de desarrollo, evolución de las tecnologías, fuerte entorno competitivo, aparición de nuevos competidores con estructura de nuevo diseño y altamente eficientes en costo y productividad. Está claro que el equipo directivo debe de dedicar más porcentaje de su tiempo a preparar a su empresa para el cambio: Si en décadas anteriores se producía un cambio importante que afectase potencialmente a la posición competitiva de la empresa cada varios años ahora se produce en meses y cada vez el intervalo será más corto.

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LEY 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso a la Sociedad de la Información
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LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.

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